Zgodnie z Dyrektywą UE w zakresie Whistleblowing 2019/1937 podmioty są zobowiązane wdrożyć obsługę SYGNALISTÓW do 17 grudnia 2021 roku. Brak wdrożenia kanałów bezpiecznych zgłoszeń, będzie wiązało się z sankcjami –art. 23 dyrektywy. Ponadto wg. projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa pracodawca, który nie ustanowi wewnętrznego regulaminu zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania
działań następczych, będzie podlegał grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech. Identyczna sankcja ma dotyczyć zatrudnionych, którzy zgłoszą nieprawdziwe informacje.
Termin wdrożenia dyrektywy upływa 17 grudnia 2021 r. Tylko w przypadku podmiotów w sektorze prywatnym, które zatrudniają od 50 do 249 pracowników, implementacja dyrektywy w zakresie obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń powinna nastąpić do dnia 17 grudnia 2023 r. Możliwość odroczenia do dnia 17 grudnia 2023 nie dotyczy podmiotów w sektorze publicznym.
Projekt ustawy osób zgłaszających naruszenia prawa:
Art. 27. 1. Obowiązki określone w przepisach niniejszego rozdziału stosuje się do pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników.
Art. 28. 1. Pracodawca ustala regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w niniejszym rozdziale.
Przygotuj swój podmiot na nowe przepisy! Zapewniamy wewnętrzne kanały komunikacji dla sygnalistów – portal internetowy, infolinię oraz dedykowany adres e-mail w naszej domenie. Oferujemy również pełną obsługę w zakresie wdrożenia procedur oraz usługę w zakresie pośrednictwa w kontakcie z sygnalistami wraz z raportowaniem.
Oferujemy następujące warianty:
- WDROŻENIE
a) opracowanie procedury wymaganej przez Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii (Dyrektywa o sygnalistach) określonej w procedowanym projekcie przepisów krajowych jako: regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych;
b) sporządzenie oraz weryfikację dokumentacji obejmującej w szczególności: aktualizację klauzul informacyjnych, aktualizację dokumentacji pracowniczej tj. regulaminu pracy/ogłoszenia o przyjęciu regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, analizy dot. ryzyk związanych z przyjmowaniem lub odrzuceniem zgłoszeń
anonimowych, opinie odnośnie możliwości pełnienia funkcji pracownika rozpatrującego zgłoszenia pod kątem możliwości wystąpienia konfliktu interesów lub braku bezstronności, wzorcowe dokumenty dot. przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalisty;
c) w ramach procesu wdrożeniowego, przygotowujemy materiały informacyjne, zapoznajemy pracowników z nowymi regulacjami oraz kanałami zgłoszeń, na życzenie organizujemy także osobiste szkolenia dla zespołów HR oraz kadry menedżerskiej, odbywamy spotkania z pracownikami;
d) nadzór nad implementacją ww. procedur;
e) zaprojektowanie wewnętrznych kanałów informowania oraz udostępnienie spełniającego wymagania Dyrektywy kanału zgłoszeń, uwzględniającego wszystkich interesariuszy (pracowników oraz osoby trzecie);
f) dostosowanie wewnętrznych procedur służących zgłaszaniu nieprawidłowości do przewidzianych w RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich
danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) zasad, takich jak zasada
przejrzystości, rzetelności, legalności, celowości, rozliczalności czy minimalizacji danych. - KANAŁY ZGŁOSZEŃ
a) Portal internetowy
Oferujemy bezpieczny kanał do dokonywania zgłoszeń elektronicznych przez sygnalistów portal internetowy, który zapewnia:
– anonimowość dla sygnalistów;
– możliwość świadomego ujawnienia tożsamości przez sygnalistę;
– możliwość ujawnienia danych osobowych przez samych sygnalistów w celu skorzystania z przysługującej im ochrony;
– anonimowy kontakt zwrotny z sygnalistą;
– zgodność z przepisami;
– szybką instalację;
– nowoczesny kanał komunikacji;
– dostępność przez całą dobę;
– możliwość dodania załączników do wiadomości.
b) Infolinia
Zapewniamy automatyczną infolinię dla sygnalistów.
– infolinia jest łatwo dostępnym kanałem komunikacji dla osób unikających zgłoszeń internetowych;
– zapewnienie tradycyjnego kanału dokonywania zgłoszeń;
– zgłoszenie za pośrednictwem infolinii może być łatwiejsze dla osób dotkniętych wykluczeniem cyfrowym;
– większa dostępność – także dla osób dotkniętych wykluczeniem cyfrowym;
– możliwość dokonania zgłoszenia bez korzystania z internetu.
c) E-mail
Oferujemy możliwość dokonywania zgłoszeń za pośrednictwem poczty elektronicznej w naszej domenie
– komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej pozwala na łatwy kontakt zwrotny z sygnalistą;
– poczta elektroniczna może być preferowanym kanałem komunikacji dla sygnalistów, którzy chcą ujawnić swoje dane osobowe w celu skorzystania z ochrony przed ewentualnymi działaniami odwetowymi;
– oferujemy możliwość utworzenia dedykowanego adresu e-mail w naszej domenie z opcją obsługi zgłoszeń przez nasz zespół lub automatycznym przekierowaniem korespondencji na inny adres firmowy;
– łatwy kontakt zwrotny z sygnalistą;
– możliwość dodania załączników do wiadomości.
- PEŁNA OBSŁUGA ZGŁOSZEŃ
w tym raportowanie, prowadzenie ewidencji oraz kontaktowanie się z
sygnalistami celem weryfikacji wniosków (tym zajmuje się pracownik
wyznaczony przez naszą kancelarię).
– nasz zespół może pełnić funkcję administratora systemu zgłoszeń oraz pośredniczyć w kontakcie z sygnalistą;
– obsługa kanałów komunikacji jest szczególnie polecana organizacjom, które nie planują tworzenia stanowisk pracy poświęconych obsłudze zgłoszeń z powodu spodziewanej niskiej ich liczby lub przedsiębiorcom, którzy chcą zapewnić zewnętrzne wsparcie dla działu HR;
– nasz zespół składa się z doświadczonych prawników i jest doświadczony w obsłudze zgłoszeń oraz zna aktualnie obowiązujące przepisy;
– zapewniamy zwrotny kontakt z sygnalistami w terminach ustawowych;
– powierzenie obsługi zgłoszeń zmniejsza konieczności szkoleniowe zespołu wewnętrznego;
– większa poufność – tajemnica zawodowa;
– większe zaufanie pracowników w związku z powierzeniem obsługi kanałów komunikacji obiektywnej firmie zewnętrznej;
– brak konieczności monitorowania terminów dotyczących czynności wyjaśniających – nasz zespół przypomni o nich w odpowiednim momencie;
– rozpatrywanie zgłoszenia;
– kontakt z sygnalistami;
– prowadzeniu wewnętrznych postępowań;
– obsłudze prawnej sporów, udziału w posiedzeniach, reprezentacji przed organami i sądem;
– bieżącym monitorowaniu przepisów oraz wytycznych odnoszących się do ochrony sygnalistów – monitorowanie i przesyłanie alertów w tym zakresie.
Bierzemy na siebie wszystkie obowiązki związane z nowymi obowiązkami wynikającymi z ustawy o sygnalistach, a Państwo mogą skupić się na swojej głównej działalności.
Ponadto zapraszamy na nasze szkolenia dotyczące w/w tematyki.
Więcej na stronie: https://exlegeiod.pl/szkoleniaiod/
mailu:
ex.lege2@szkoleniaprawnicze.com.pl oraz pod nr tel. 511-047-472